Профессия Делопроизводство и документооборот

Любая крупная фирма работает с документами. Их необходимо не только зарегистрировать, распечатать, но и правильно оформить, подшить. Делопроизводство — одно из направлений компании, которое в нем нуждается в независимости от отрасли.
Рассмотрим, кто такой делопроизводитель, чем он занимается, плюсы и минусы специализации, должностные обязанности подчиненного, где можно работать и учиться.

Содержание статьи:

• Делопроизводитель — кто это такой и чем занимается
• Должностные обязанности 
• Должностная инструкция делопроизводителя 
• Востребованность 
• Где можно работать 
• Какая зарплата 
• Плюсы и минусы профессии 
• Как выучиться на делопроизводителя

Делопроизводитель — кто это такой и чем занимается

Это человек умственного труда. Его деятельность связана с обработкой большого объёма информации.

Это знаток, который:

• уверенно использует офисные программы на ПК;
• уверенно пользуется офисной техникой;
• умеет анализировать и структурировать данные.

По стандарту специальности сотрудник должен ориентироваться на единый квалификационный справочник, на различные нормативно-правовых акты и правила по оформлению документов. Его деятельность регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому работнику необходимо знать ее общие положения. 

Подчиненный этого направления в компании должен:

• правильно составлять различные документы;
• знать порядок их оформления перед тем, как сдать в архив;
• иметь опыт деловой переписки и уметь вести переговоры;
• приветствуются умение «слепой» печати, а также знание английского языка.

Кроме соответствующего диплома об образовании, требуется:

• концентрация внимания;
• аналитический склад ума;
• быть собранным и многозадачным;
• иметь хорошую и оперативную память;
• стрессоустойчивость;
• развитый интеллект;
• умение находить общий язык в коллективе;
• знать этические нормы;
• толерантность.

Эта деятельность подойдёт аккуратным, ответственным людям, которым не страшна рутинная работа. Профессионалы работают также с системой электронного документооборота, поэтому им приходится знать офисные программы и владеть копировальной техникой.

Должностные обязанности

Подчиненный обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию фирмы, оформляет документы и обрабатывает другие важные бумаги. 

Также в его функции на предприятии входят:

1. Принимать и регистрировать различную корреспонденцию (приказы, письма и другое).
2. Передавать бумаги на исполнение.
3. Выдавать справки по зарегистрированным документам.
4. Вести базу данных и составлять учетные карточки.
5. Контролировать неразглашение информации.
6. Сдавать в архив исполненные материалы, составлять описи.

Также работник несет личную ответственность за сохранение документации. При приеме в фирму он сдает тест по защите персональных данных, проходит обучение.

Должностная инструкция делопроизводителя

В этой инструкции определены функции работника, который несет ответственность за принятие корреспонденции в компании, учет и регистрацию бумаг. Это основа выполнения его обязанностей.

В ней прописаны основные пункты отношений подчиненного с руководством и коллегами. Руководство-карта ориентирует начальство, как взаимодействовать со специалистом на работе. Она имеет важное значение, так как помогает избежать недопонимания и предотвратить конфликтные ситуации между сторонами.

Единая форма этой инструкции отсутствует. Поэтому работодатели имеют возможность подстраивать положения руководства под себя, согласно особенностям отрасли, размерам, прочим нюансам. Тем не менее существуют некоторые его стандарты оформления. 

Структура этого руководства включает: 

• общие положения; 
• полномочия сотрудника; 
• его права; 
• какую ответственность несет; 
• порядок пересмотра должностной инструкции. 

Описание пунктов 1, 3, 4 и 5 может быть одинаковым для всех работников отдела. Но во втором разделе необходимо четко обозначить конкретные функции сотрудника на работе, учитывая специфику должности. Список этих обязанностей в основном определены производственным и организационным направлением предприятия. 

Составление инструкции намного облегчает профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Он утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н 

Требования профстандартов для коммерческой фирмы носят рекомендательный характер. Работодатель может сокращать или дополнять их при оформлении должностной инструкции делопроизводителя. 

Востребованность 

Профессия делопроизводителя считается востребованной. Эти люди повсеместно нужны на многих предприятиях, несмотря на развитие автоматизации и цифровых технологий. 

Такой подчиненный обеспечивает эффективную деятельность организации. Он не только обрабатывает поступающую корреспонденцию, но и контролирует движение бумаг, отвечает за их безопасность, хранение. В условиях, когда организации все больше соблюдают нормы законов и занимаются обеспечением архивов, эта работа становится более значимой.

Где можно работать?

Делопроизводители требуются не только в коммерческих компаниях. Устроиться на должность можно в госучреждения, справочные службы, архивы. Они работают также с документами в медицинских и образовательных учреждениях. Любая организация нуждается в услугах делопроизводителя.

Какая зарплата

В среднем заработная плата составляет 35 000 - 80 000 рублей в месяц. Получаемый доход зависит от уровня квалификации, компании, региона. У некоторых опытных делопроизводителей зарплата может достигать 150 000 рублей и выше.

Плюсы и минусы профессии

Рассмотрим преимущества и недостатки специальности в таблице. 

Это направление выбирают те люди, кто любит порядок, точность, не боится рутины, но стремится к стабильности, общению с коллегами.

Как выучиться на делопроизводителя

В соответствии с законодательством, чтобы трудоустроиться в компанию по этому направлению, необходим диплом о соответствующем образовании. Опыт для этого не всегда обязателен. Во многих высших учебных заведениях имеется направление «Делопроизводство». Получить эту специальность можно и в колледже, техникуме. 

На курсах профпереподготовки обучают за 2 месяца. Студенты при этом варианте учебы изучают законодательную и нормативно-методическую базу, основы документирования решений руководства. По завершении курса слушатели получают диплом о прохождении проф. переподготовки, который дает полное право для трудоустройства по соответствующей специальности.

АНО ДПО «Столичный Корпоративный Университет» проводит курсы профессиональной переподготовки по направлению «Делопроизводство и документооборот» с присвоением квалификации «Делопроизводитель». Обучаться могут лица, которые имеют среднее профессиональное или высшее образование. 

На курсе осваивается:

• нормативно-правовая база;
• способы организации эффективного документооборота на предприятиях;
• принципы ведения управленческой документации;
• методы построения коммуникаций с директором, руководителями отделов, рабочим персоналом, партнерами;
• кадровое делопроизводство;
• ведение системы электронного документооборота;
• разработка нормативных актов локального характера, которые регламентируют документооборот;
• систематизация документов, их хранение, сдача в архив и другое.
   

Выводы:

1. Делопроизводство — важное направление деятельности фирмы независимо от специфики и занимаемой нише на рынке труда. Суть работы заключается в сборе, оформлении и хранении бумаг. 
2. Крупные корпорации, госучреждения, индивидуальные предприниматели — все это потенциальные работодатели для делопроизводителя, поскольку любая из этих сфер предполагает оформление большого числа документов. Руководство фирм стремится найти грамотные кадры.
3. Полномочия сотрудника связаны с информацией.

Он отвечает за:

• учёт;
• проведение регистрации;
• рассмотрение;
• упорядочивание, систематизацию в соответствии с нормативными актами и правилами корпорации;
• передачу на хранение.

По данным интернет-ресурсов по поиску сотрудников, минимальная зарплата работника составляет около 35 000 рублей, максимальная — более 80 000 рублей. В среднем по РФ зарплата достигает 50 000 рублей в месяц (в Москве 150 000р.).

Профессия требует подготовки, так как на ее представителей возложено большое количество функций, а их действия требует соблюдения точности, сроков. Стать грамотным специалистом, узнать о тонкостях специальности помогут обучающие курсы.