Кадровый учёт ведут абсолютно все организации. Рассмотрим понятие кадрового делопроизводства, какие есть особенности, каким опытом и личными качествами должны обладать специалисты, где можно обучиться.

Содержание статьи:

 

Кадровое делопроизводство: понятие, особенности

Важная составляющая любой компании — это специалисты, с помощью которых обеспечивается эффективная деятельность в плане сотрудничества работодателя и подчиненных. Эти взаимодействия должны быть подтверждены документально, согласно законодательству и регулируются они Трудовым кодексом РФ.

Оформленные трудовые отношения, гарантирует как служащим, так и работодателю:   

  • получение прибыли, стабильность;
  • выполнение специалистами своих должностных обязанностей, выплаты сотрудникам на регулярной основе, что обеспечивает им будущую пенсию, пособия, льготы.

Необходимо документально фиксировать все передвижения работников внутри предприятия, отражать прием кандидатов, увольнение действующих служащих, график отпусков и т. д.

Зачем нужно кадровое делопроизводство?

Такая система учета необходима не только юридическим лицам и ИП, но также и контролирующим службам. Последние получают данные о работниках организации. Например, для расчёта пособий или пенсионных начислений.

Организациям такая система учета требуется для избежания штрафных санкций, фиксирования отношений со служащими. Это предупреждает и снижает возможные конфликтные ситуации. Работники ознакомлены с условиями труда в организации и знают, что защищены от неправомерных действий со стороны работодателя.

Поэтому от работы специалистов по кадровому делопроизводству зависит и репутация фирмы. При негативных отзывах на условия труда на предприятии или претензиях в органы власти от недовольных специалистов пострадает имидж организации. Лояльные сотрудники редко меняют компанию, не жалуются на работодателя.

Кадровое делопроизводство

Какие знания и навыки необходимы специалистам?

Обязанности работника отдела подробно описаны в должностной инструкции. В процессе ее составления нужно опираться на квалификационный справочник или профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» (утвержден приказом Минтруда от 09.03.2022 № 109н).

Профессионалы в этой сфере должны знать следующие аспекты:

  • законодательство, кадровый документооборот, нормативные правовые акты в сегменте трудового права;
  • составление документации по инструкции, отчетности;
  • методику управления подчиненными;
  • структуру фирмы, ее направления, специализацию;
  • порядок определения необходимости в кадрах;
  • проведение аттестации, квалификационных экзаменов;
  • источники обеспечения кадрами;
  • порядок назначения на должность;
  • анализ квалификационной структуры кадров;
  • порядок разработки, а также ведения, хранения документации;
  • программы, которые автоматизируют процессы;
  • порядок ведения банковских данных о штате предприятия и т. д.

Если кадровик знает свои должностные обязанности, он правильно составляет документы, не тратит время на изучение законодательных актов, нормативов в соответствующей сфере. Программы, которые автоматизируют процессы, применяют во многих фирмах. Поэтому профессионалы обязаны хорошо ориентироваться в них.

Какие инструменты применяют для учёта?

Специалисты пользуются различными инструментами для бизнеса в зависимости от организации. На предприятии с небольшим штатом работают в основном в программе DOCX, Excel или Google Sheets. В крупных компаниях применяют специальные сервисы, которые автоматизируют, упрощают деятельность служащих.

Отметим решение от российских разработчиков — программный продукт «1C: ЗУП». В него вносят данные о кадрах, ведут электронные трудовые книжки, составляют отчетности, справки в органы власти и т. д. Сервис используют многие предприятия.

Также подойдут и другие варианты — BambooHR, Workday, а также Zoho People, Oracle HCM Cloud и прочее. Выбор программы зависит от возможностей работодателя, размера финансов.

Также многие используют ЭДО — электронный документооборот. За счет этого сервиса ускоряется процесс обмена информацией с сотрудником, уменьшаются расходы — файлы не требуется печатать, направлять по почте или пользоваться услугами курьера.

Кадровое делопроизводство

Виды документов, ведущие направления учета

Рабочие отношения требуют документального подтверждения. Специалисты ведут учет при:

  • трудоустройстве людей (составление договора с ними, оформление должностных инструкций, приказов, заполнение трудовых книжек, личных карточек);
  • увольнении согласно ТК РФ;
  • составлении нормативов по условиям труда, положений, регламентов, приказов (например, это положения о начислении премиальных, командировочных, защите персональных данных, материальной ответственности);
  • разработке должностных инструкций, обязанностей по охране труда;
  • консультации по трудоустройству (например, в ситуации ликвидации юридического лица);
  • оформлении отчетности для военкомата, социального фонда, центра занятости, другое.

Таким образом, сотрудник ответственен за следующую документацию:

  • личные карточки, а также личные дела, трудовые книжки;
  • организационно-правовые формы (графики рабочего времени, должностные инструкции);
  • трудовые персональные договоры либо коллективные соглашения;
  • входящая/исходящая корреспонденция;
  • учетно-кадровые формы;
  • распорядительного характера (приказы, которые касаются личного состава).

Документы делятся на обязательные, которые не зависят от численности штата, объемов и форм компании, рекомендованные (руководитель компании решает вопрос об их оформлении) и узкой специализации для определенного типа деятельности.

Личные качества работника

Чтобы стать профессионалом в этой сфере, желательно иметь определённые личные качества.

Нужно быть:

  • Терпеливым (работа зачастую требует достаточно много времени, концентрации внимания).
  • Аккуратным (нужно оформлять, подготавливать важный пакет бумаг без ошибок и помарок).
  • Внимательным (даже одна ошибка в цифрах или слове может привести к негативным последствиям для компании и лично для специалиста по документообороту, будьте сосредоточенным).
  • Пунктуальным (исполнение своих обязанностей необходимо делать своевременно, надо соблюдать дедлайны).

Также отметим такие личные качества, как стрессоустойчивость, настойчивость и коммуникабельность.

Кто занимается кадрами в компании?

Документальное сопровождение при учете должны осуществлять все организации и индивидуальные предприниматели. Как вести делопроизводство, кому его доверить — решает руководство фирмы. Это зависит от финансов, численности штата. Отметим следующие спецподразделения и штатные единицы:

  1. Отдел кадров. Эта служба требуется для крупного предприятия с немалым количеством подчиненных. Согласно рекомендациям, один кадровик ведет делопроизводство на 200-250 человек. 
  2. Инспектор по кадрам обычно требуется в небольших компаниях. Функции этой штатной единицы может осуществлять и внешний исполнитель по договору аутсорсинга.
  3. Совместительство. Если штат невелик, либо бюджет предприятия не дает возможности нанять отдельную единицу по кадрам, его должностные обязанности может выполнять по совместительству офис-менеджер, бухгалтер или экономист. Согласно трудовому праву, дополнительные часы подчиненные могут брать только с их согласия. 
  4. Руководитель. Такой вариант приемлем, если фирму создали недавно. При этом численность штата составляет не более двадцати сотрудников.

В любом случае профессионал должен досконально знать трудовое законодательство, должностные инструкции, основы бухучета, вести отчетность, владеть специальными сервисами, справочными системами, которые обеспечивают правовую поддержку.

Кадровое делопроизводство

Какое образование должно быть у специалиста по кадровому документообороту?

Согласно профстандарту, чтобы получить должность специалиста по кадрам, достаточно иметь среднее профессиональное образование по профилю. Если вы закончили вуз или колледж любого другого направления, потребуется пройти профессиональную переподготовку.

Что лучше выбрать: профессию «Специалист по кадровому документообороту» или «Управление персоналом»?

Рассмотрим особенности этих образовательных программ. 

Специалист по документообороту имеет узкий набор должностных обязанностей, его деятельность заключается в работе с документами. 

Менеджер по управлению персоналом берет на себя различные должностные задачи:

  • подбирает работников;
  • проводит обучение, их аттестацию, принимает квалификационные экзамены;
  • реализует социальную поддержку, прочее.

Помимо этого, в его должностные полномочия может входить и подработка кадровиком.

При выборе обучения нужно исходить от своих желаний, планирования. Если вы намерены работать только в отделе кадров, то получение образования в этой сфере поможет эффективно работать по специальности. Достаточно расширенные полномочия и совместительство по должности дает образование в области управления персоналом.

Уровень средней заработной платы Количество вакансий по РФ Карьера, места занятости Какое образование нужно для того, чтобы стать специалистом по Кадровому делопроизводству

В РФ:

45 000р.–95 000р.

В Москве:

75 000-170 000р.

 

 8 242 Профессия «Специалист по Кадровому делопроизводству» – является одной из самых востребованных профессий в России. Каждая организация как в коммерческом, так и в государственных секторах имеет потребность в услугах данных специалистов. Карьера начинается от должности рядового специалиста до директора отдела, либо сотрудник развивается несколько горизонтально с становится менеджером по управлению персоналом

Проф.переподготовка

Среднее профессиональное

Высшее образование

Где обучаться?

Получить специальность можно несколькими путями. Среднее профессиональное профильное образование получают в колледже. Поступить на обучение можно после школы, окончив 9 и 11 классов.

Специалисты со средним специальным либо высшим образованием другого направления имеют возможность быстро пройти программы профпереподготовки, получить диплом.

Необходимо тщательно выбирать учреждение ДПО для учебы. Важно обратить внимание на то, имеется ли государственная лицензии на ведение образовательной деятельности, предусмотрены ли программы обучения согласно принятому профстандарту по профессии.

Как учиться дистанционно?

Плюс дистанционного формата обучения заключается в освоении курсов по свободному графику, с возможностью работать и учиться.  АНО ДПО «Столичный Корпоративный Университет» проводит курсы переподготовки по направлению «Кадровое делопроизводство» с присвоением квалификации «Специалист по кадровому делопроизводству». При составлении учебной программы учитывались требования профстандарта. По завершении курса выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образца, присваивается соответствующая квалификация. Информация о документе вносится в госреестр ФИС ФРДО.

Заключение

Должность специалиста по кадрам практически есть в каждой фирме. Она требует выполнения определенных должностных обязанностей, личных качеств. Но зато гарантирует стабильный доход и признана востребованной. К тому же, имеется возможность повышения до руководителя отдела либо целого направления. Также можно при желании переквалифицироваться в области управления персоналом.